8 redenen waarom je collega’s niet aan time-management doen
Hoe ga je om met collega’s die vastzitten in de overtuiging dat time-management voor hun niet werkt? Samenwerken met collega’s die regelmatig zaken vergeten, dingen uitstellen of zorgen voor veel interrupties en afleiding, kan de nodige frustraties opleveren. Vooral wanneer je zelf je best doet om zo efficiënt mogelijk te werken. Blijf vooral niet rondlopen met dit soort frustraties en ga het gesprek met hun aan.
Om goed voorbereid en ontspannen de dialoog te kunnen openen over hun inefficiënte werkgedrag, is het goed om de meest genoemde redenen en overtuigingen te kennen die kantoorwerkers aanvoeren om niet aan time-management te doen:
1. Time management kost tijd!
Inderdaad het opzetten en onderhouden van een effectief time-management systeem waarmee je overzicht krijgt en makkelijker prioriteiten kunt stellen, gaat zeker niet vanzelf en vergt een investering in tijd. De tijdwinst, rust en kwaliteitsverbetering die je ervoor terugkrijgt zijn echter vele malen groter. Wanneer een collega dit veelgebruikte argument aanvoert, is het belangrijk om je huiswerk goed gedaan te hebben: zorg ervoor dat je met concrete voorbeelden kunt komen van situaties waarin tijd en geld verloren gaan door inefficiënt werken. Denk aan: situaties waarin dingen vergeten worden, miscommunicaties, onnodige fouten die achteraf rechtgezet moeten worden, tijdverlies door zoeken naar informatie, opdrachten die misgelopen worden, ontevreden klanten etc.
2. Ik word gestrest van takenlijsten en agenda’s
Een goed time-management systeem levert inderdaad een compleet overzicht van al je werk op, wat door sommige mensen als confronterend ervaren wordt. Time-management draait er echter niet om je hele werkvoorraad vandaag nog proberen af te handelen. Het gaat erom dat je de juiste dingen doet en ondertussen vrede hebt met het feit dat je iets anders nu NIET kunt doen. Of zoals Getting Things Done auteur David Allen het zegt: “Time-management is vooral weten wat je nu NIET aan het doen bent.” Als je niet precies weet wat er aan ander werk blijft liggen, terwijl je met een gekozen taak bezig bent, kan dit zorgen voor onzekerheid en stress. Daarom is het beter om niet je kop in het zand te steken en precies te weten wat je nu niet doet.
Een goed time-management systeem helpt je om je werkvoorraad op de juiste wijze te doseren, zodat je de juiste prioriteiten op het juiste moment in het vizier hebt. Collega’s die komen met dit argument hebben in het verleden waarschijnlijk al eens geëxperimenteerd met time-management. Doordat hun -vaak zelfbedachte- systeem van bijvoorbeeld lijstjes niet goed functioneerde, zijn ze het vertrouwen in time-management verloren. Dezelfde mensen die in een cursus time management kennismaken met een goed systeem, begrijpen waarom hun eigen systeem in het verleden niet optimaal functioneerde.
3. Door time management gaan de spontaniteit en creativiteit in mijn werk verloren
Dit soort collega’s hebben de overtuiging dat gestructureerd werken niet te verenigen valt met spontaniteit en creativiteit. Doorgaans zijn dit de collega’s waar je constant achteraan moet zitten omdat ze hun zaken niet geregeld hebben of dingen kwijt zijn. Zonder voorkennis herken je ze meestal aan een overvol bureau met stapels en een overvolle inbox met email. De praktijk leert dat deze mensen veel tijd verliezen doordat ze AAN hun werk denken in plaats van OVER hun werk na te denken. Dit komt doordat ze constant worden geprikkeld door de bergen informatie waarmee ze zichzelf hebben omringd, wat resulteert in een ad-hoc en chaotische werkwijze (wat onterecht verward wordt met spontaniteit en creativiteit). In je gesprek met hun is het slim om de aandacht positief te richten op de extra tijd die time-management oplevert om te doen wat zij belangrijk vinden: creatief bezig zijn en ruimte hebben om te reageren op spontane of onverwachte zaken.
4. Ik heb te maken met andere collega’s die hier toch niet in meegaan
Daar hebben we hem! De slachtofferrol. Deze kom je niet alleen tegen op het gebied van time-management, maar bij nagenoeg alle processen waarin verandering centraal staat. Deze collega’s plaatsen het probleem buiten zichzelf en beschouwen anderen als verantwoordelijk. Zoals Ghandi het eens zei: als het je niet lukt om jezelf te veranderen, hoe wil je dan anderen kunnen inspireren om zaken anders aan te pakken? Geef het goede voorbeeld en laat zelf zien hoe time-management jou en je collega’s tijd, rust en energie kan opleveren.
5. Ik heb gewoon teveel werk
Beoordelen of je écht teveel werk hebt, kan alleen wanneer je een compleet en up-to-date time-management systeem hebt dat je een totaaloverzicht biedt van je volledige werkvoorraad en verantwoordelijkheden. Dit gesprek kun je het beste op inhoudelijk niveau voeren door te beginnen met: “Kun je me eens precies al je werk voor de komende tijd laten zien?” De kans is groot dat je daarop gelijk de verdedigende reactie krijgt: “Denk je soms dat ik het niet druk heb?” Nadat je de aandacht weer hebt teruggebracht naar je oorspronkelijke vraag, zul je waarschijnlijk opsommingen te horen krijgen van willekeurige taken die nog moeten gebeuren. Collega’s die geen time-management systeem hebben, zijn vaak erg goed in zich te verschuilen achter hoge stapels en druk gedrag waarmee ze de illusie van ‘drukte’ proberen te creëren. Stapels en overvolle inboxen zijn echter geen teken van ‘het druk hebben’, maar een teken van gebrek aan overzicht en niet precies weten wat je taken zijn.
Aardig om te weten: de meeste cursisten geven aan het einde van onze cursus time-management aan, dat ze door het verkregen overzicht minder werkdruk ervaren. In slechts een klein aantal gevallen laat hun nieuwe time-management systeem daadwerkelijk zien dat er structureel sprake is van teveel werk en een te hoge werkdruk. Als dit het geval is, is het belangrijk dat er snel een gesprek komt met de verantwoordelijke manager. Doordat een time-management systeem helpt om inzicht te krijgen in het probleem, is het makkelijker om samen doelgericht tot een oplossing te komen.
6. Ik heb het allemaal al goed geregeld
Als je collega zijn zaken écht goed op orde heeft, dan was het waarschijnlijk niet in je opgekomen om het onderwerp time-management ter sprake te brengen. Collega’s die vinden dat ze hun zaken ‘goed geregeld hebben’, zijn doorgaans de moeilijkste gevallen. Hoe maak je iemand die denkt dat iets recht is duidelijk dat het in de realiteit gewoon krom is? De sterkste aanpak is om deze collega’s vriendelijk te confronteren met praktijkvoorbeelden waaruit blijkt dat zaken niet goed geregeld zijn. Om ervoor te zorgen dat je deze praktijkvoorbeelden niet vergeet is het goed om deze in de loop van de tijd op te schrijven als gespreksstof voor later.
7. Voor mij werkt time management toch niet
Dit is een zeer zwak algemeen argument. Om de onderliggende overtuiging naar boven te halen (zie een van de bovengenoemde punten), is het goed om bij dit soort algemene opmerkingen door te vragen. Stel een vraag als: “Waarom denk je dat time-management voor jou niet werkt?”
8. Wat een collega je niet zal zeggen…
Een verborgen reden waarom sommige mensen niet aan time-management willen doen, is het feit dat ze zich dan niet meer kunnen verschuilen achter quasi ‘druk-druk-druk’ gedrag. Time-management maakt namelijk zaken inzichtelijk die voorheen in vaagheid verhuld bleven. Deze mensen willen helemaal niet slimmer werken en zitten hun tijd het liefst zo onopvallend mogelijk tot aan hun pensioen uit. In de hedendaagse economische tijden waarin meer doen met minder voor iedereen aan de orde is, zijn dit niet de mensen die je in je organisatie wilt hebben.
***
Wil jij ook slimmer werken?
Ik hoop dat het toepassen van de tips en technieken uit onze gratis artikelen je veel tijdwinst en werkplezier oplevert. Wil je graag nog meer rendement uit je kostbare tijd halen? Laat je dan in een van onze 1-daagse cursussen door onze ervaren en inspirerende trainers meenemen in de wereld van modern time-management, snellezen, getting things done en het nieuwe werken.
 |
Ga naar: Time-Management |
 |
Ga naar: Snellezen en geheugentraining |
 |
Ga naar: Getting Things Done |
 |
Ga naar: Het Nieuwe Werken |
Wat zijn jouw tips of aanvullingen?
