7 time management tips voor telefoon- en voicemailgebruik
Wordt je concentratie regelmatig verstoord door binnenkomende telefoontjes? Met name oudere generaties kantoorwerkers geven vaak de voorkeur aan de telefoon boven email, chat, videoconferentie of andere digitale communicatiekanalen. Het directe karakter van de telefoon, wat een groot voordeel is voor bepaalde situaties, is gelijk ook een nadeel. Het doet namelijk onmiddelijk inbreuk op de tijd en de concentratie van degene die gebeld wordt. Bij het ontvangen van enkele telefoontjes per dag hoeft dat geen enkel probleem te zijn, maar wanneer de hoeveelheid telefoonverkeer in je team de werkdag totaal versnippert, is het belangrijk om het interne gebruik van de telefoon samen met je collega’s in het volgende werkoverleg onder de loep te nemen.
In een gezamenlijke communicatie-etiquette kun je samen afspraken maken over situaties waarin de telefoon bewust wel of niet wordt gebruikt en wanneer er beter gebruik gemaakt kan worden van andere communicatiekanalen.
Win tijd met deze 7 tips:
1. Als je elkaar voor een belangrijke situatie niet in het echt kunt spreken, dan is de telefoon meestal het meest laagdrempelige alternatief. Nadeel van bellen is dat je de non-verbale communicatie mist. Indien non-verbale communicatie belangrijke informatie kan opleveren in je gesprek, kun je beter kiezen voor video-conferencing met bijvoorbeeld Skype, Office Communicator of FaceTime. Denk aan situaties waarbij mogelijk emoties spelen of een instructie gegeven moet worden.
2. Voorkom onnodig bellen voor minder urgente zaken, die ook geruisloos kunnen worden overgebracht via bijvoorbeeld email. De email ‘geruisloos’ gebruiken werkt overigens alleen wanneer jij en je collega’s de notificaties bij het ontvangen van nieuwe emails hebben uitgeschakeld (raadpleeg het help-menu van je emailprogramma hoe je dit kunt doen). In plaats van de hele dag te worden afgeleid door emailnotificaties, is het beter om op natuurlijke momenten er zelf voor te kiezen om te controleren op nieuwe emailberichten.
3. Houd telefoongesprekken bewust kort wanneer je daar op dat moment geen tijd voor hebt. Wees dan ook niet bang om duidelijk je grenzen aan te geven: ‘Hallo Marcel, ik heb op dit moment weinig tijd, vind je het goed als ik je daar later vandaag even een email over stuur of terugbel?’
4. Voicemail kan voor de beller een handige manier zijn om gemakkelijk van zijn probleem af te komen of zijn verzoek te doen. Voor de ontvanger kost het verwerken van voicemail echter veel tijd, in elk geval meer tijd dan het lezen van een email of sms. Verzoek bellers daarom op je eigen voicemail om bij voorkeur een email te sturen of een sms in geval van urgentie, in plaats van een voicemail in te spreken. Omdat emails en sms-berichten tekstgebaseerd zijn, zijn ze veel sneller en discreter te verwerken voor de ontvanger. In de praktijk reageren mensen doorgaans ook sneller op een sms of email dan op een voicemail.
5. Wanneer je ervoor kiest om iemands voicemail toch in te spreken in plaats van een sms of email te sturen, zorg er dan voor dat je bij voorkeur in de eerste tien seconden van je voicemailbericht je naam, telefoonnummer en de reden waarom je belt inspreekt. Herhaal aan het einde van je bericht nogmaals rustig je naam en telefoonnummer, kleine storingen in de verbinding kunnen er namelijk voor zorgen dat er cijfers wegvallen.
6. Heb altijd pen en papier bij de hand wanneer je belt of je voicemail afluistert, daarmee voorkom je tijdverlies doordat je zaken uit een gesprek vergeet of dat je opnieuw een voicemailbericht moet afluisteren voor het maken van notities. Voor telefoongesprekken die je zelf voert, is het slim om vooraf in een paar sleutelwoorden de belangrijkste punten te noteren die je wilt bespreken. Dat helpt om tijdens het gesprek ter zake te blijven en daarmee respect te tonen voor iemands tijd.
7. Voorkom dat je in de val loopt van altijd bereikbaar te zijn. Je telefoon kan ook UIT indien je je op een hoge prioriteit moet concentreren. Maak afspraken in je team over doorschakelen en/of telefoondiensten gedurende bepaalde tijdvakken. Duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid van het aannemen van de telefoon voorkomt dat iedereen óf juist niemand zich verantwoordelijk voelt.
***
Wil jij ook slimmer werken?
Ik hoop dat het toepassen van de tips en technieken uit onze gratis artikelen je veel tijdwinst en werkplezier oplevert. Wil je graag nog meer rendement uit je kostbare tijd halen? Laat je dan in een van onze 1-daagse cursussen door onze ervaren en inspirerende trainers meenemen in de wereld van modern time-management, snellezen, getting things done en het nieuwe werken.
 |
Ga naar: Time-Management |
 |
Ga naar: Snellezen en geheugentraining |
 |
Ga naar: Getting Things Done |
 |
Ga naar: Het Nieuwe Werken |
Wat zijn jouw tips of aanvullingen?
