Hoe ga je om met collega’s die vastzitten in de overtuiging dat time-management voor hun niet werkt? Samenwerken met collega’s die regelmatig zaken vergeten, dingen uitstellen of zorgen voor veel interrupties en afleiding, kan de nodige frustraties opleveren.
Wordt je concentratie regelmatig verstoord door binnenkomende telefoontjes? Met name oudere generaties kantoorwerkers geven vaak de voorkeur aan de telefoon boven email, chat, videoconferentie of andere digitale communicatiekanalen.
Email is onder kantoorwerkers het meestgebruikte communicatiemiddel. Dat is meestal duidelijk te merken wanneer je terugkomt van vakantie: tientallen, honderden of soms wel duizenden emails wachten in je inbox om verwerkt te worden.
Iemand vraagt je op maandagochtend: “Hoe is je weekend geweest?” en opeens gaan je hersens volledig blanco… Overkomt je dit wel vaker? De kans is groot dat je leven dan te ver geautomatiseerd is. Nee, daarmee bedoel ik niet dat je teveel computers om je heen hebt.
Je zit ‘s avonds lekker thuis op de bank, en opeens valt je binnen dat je niet mag vergeten om morgen voor je werk iemand te bellen. Veel mensen die geloven in een strikte scheiding tussen privé en werk, zullen proberen om deze werkgerelateerde gedachte te verdringen onder het motto: “Ik ben nu thuis en ik heb nu geen zin om me bezig te houden met werk, dat komt morgen wel.”
Uit onderzoek blijkt dat van alle interrupties en nieuwe informatie die tijdens een werkdag op je afkomt, er slechts 5% zodanig urgent is dat je er meteen op moet reageren of actie ondernemen. Maar liefst 95% behoeft geen directe actie. Er is maar een beroepsgroep waar deze regel niet voor opgaat: de hulpdiensten.
Veel mensen eindigen hun dag regelmatig met het gevoel: “ik heb vandaag veel gedaan, maar wat heb ik nu eigenlijk bereikt?”. Tja, en dan wordt er goedbedoeld door een collega of familielid geroepen “je moet ook beter prioriteiten stellen”.
Als dank voor de vele leuke reacties op onze gratis artikelen deel ik in dit artikel graag een hoofdstuk uit mijn boek ‘Slimmer werken met het kantoor in je tas’. Het gaat over het fenomeen e-mail, dat dagelijks de werkdagen van miljoenen mensen beheerst.
Hoeveel tijd ben jij op een dag kwijt aan reizen voor je werk? Beperkt het zich tot woon-werkverkeer of ben je nog veel meer onderweg? Een ding staat vast: verplaatsen kost tijd. Iets wat er bij mij niet in gaat is dat het lijkt alsof de meeste kantoorwerkers deze dagelijkse verplaatsingen voor hun werk massaal voor lief hebben genomen.
Wist je dat de productiviteit van collega’s om je heen met gemiddeld 30% daalt wanneer iemand op dezelfde kamer een telefoongesprek voert? En dat dit productiviteitsverlies zelfs tot 50% kan oplopen wanneer het gesprek gaat over zaken waar je zelf ook iets van af weet of betrokken bij bent?
